El Protocolo: un aliado clave en eventos de Relaciones Públicas y sociales

En eventos de alto nivel, el protocolo es útil para proyectar una imagen de éxito ante los diferentes públicos, optimizar las ventajas en el mercado, ser coherente con las exigencias de los nuevos tiempos, y a la vez ser respetuoso de las de las normas generales, tradiciones y costumbres de un país.

El protocolo también es parte del proceso de planificación y un componente esencial de las relaciones públicas. Dicho esto, hay que señalar que hay eventos que pueden ser protocolares y no protocolares.



Son protocolares u oficiales los eventos de carácter público organizados por el Estado o Gobierno, Ministerios, Asamblea Legislativa o Parlamento; y de carácter especial los organizados por el Ejército, Policía y el Poder Judicial; así como las juramentaciones, reconocimientos, inauguraciones, aniversarios, banquetes, brindis, graduaciones, congresos, seminarios, presentación de un libro, festivales, ferias y competencias deportivas.

Existen otros tipos de eventos que no tienen el rigor de un evento oficial pero sí deben tener en cuenta las normas básicas del protocolo social basado en costumbres y tradiciones del lugar donde se planifica la actividad.



Tanto para actos oficiales como sociales hay que tomar en cuenta el número de invitados, rango y categoría, el papel de los anfitriones, horario, tipo de evento, la recepción y registro de los asistentes; la decoración, los centros de mesa; el menú, distribución de las mesas, personal de seguridad y quién va a recibir a los invitados.

En eventos de Relaciones Públicas es importante estar pendientes dónde se ubicará el equipo de prensa, el programa, la colocación de banderas, mesa que preside, maestro de ceremonia, podio, obsequios, promocionales y otros detalles oficiales fundamentales del evento.

Puntos básicos a tomar en cuenta en un evento protocolar oficial:

  1. Cuando hay un invitado especial extranjero se debe colocar la bandera de su país.
  2. La bandera del país anfitrión siempre debe ser ubicada en el lugar de honor, es decir la “derecha” de quien preside un acto.
  3. La bandera nunca debe tocar el suelo o ser arrastrada. Debe estar limpia, sin arrugas ni rasgados.
  4. El Presidente del país anfitrión encabeza la lista de precedencia.
  5. El Himno Nacional, cuando es ejecutado junto con otro u otros, debe ser ejecutado primero.
  6. No aplaudir ni silbar después de entonado en Himno Nacional.

Todo evento, independientemente de su naturaleza, influirá de manera positiva o negativa en la imagen de una empresa. Acá radica la importancia del protocolo, por lo que debe considerarse un valioso elemento comunicacional de apoyo a la imagen corporativa o marca de país.

Autor: Amalia Barrios, Ejecutiva de Cuentas Porter Novelli.

Referencias bibliográficas:

Gómez, C., Gómez, A. (2003) Gerencia de Relaciones Públicas y Protocolo. Caracas; Venezuela. Recuperado el 05 de mayo de 2017, de http://bit.ly/2qU6oOE

Otero, MT. (2004). Relaciones públicas, ceremonial y protocolo: Las relaciones públicas en España. Madrid: McGraw Hill.